Jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS?

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS otrzymasz bezpłatnie po złożeniu wniosku ZUS-RWN. Najszybsza droga prowadzi przez PUE ZUS, gdzie wniosek podpiszesz profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo e-dowodem. ZUS wydaje dokument nie później niż w ciągu 7 dni, a w sprawach niewymagających dodatkowych wyjaśnień może udostępnić go od razu.

Czym jest zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS?

To dokument potwierdzający, że płatnik nie ma zaległości w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych. Zaświadczenie wydaje Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie danych zapisanych na koncie płatnika.

Dokument może być potrzebny przy ubieganiu się o kredyt, dotację, leasing lub udział w przetargu. Usługa jest bezpłatna. Obecnie składa się wniosek ZUS-RWN, który zastąpił używany wcześniej formularz EWN.

Zaświadczenie otrzyma płatnik zgłoszony do ZUS i ujęty w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS. Jeżeli firma nie figuruje w tym systemie jako płatnik, ZUS może wydać dokument potwierdzający brak wpisu do rejestru płatników.

Online czy papierowo – którą metodę wybrać?

Wybór zależy głównie od tego, czy masz dostęp do PUE ZUS i narzędzia do elektronicznego podpisania wniosku:

Ścieżka elektroniczna jest zwykle najszybsza. Papierowy wniosek możesz złożyć w placówce ZUS albo wysłać pocztą. Sposób odbioru dokumentu nie musi być taki sam jak sposób złożenia wniosku, ponieważ we wniosku możesz wskazać odbiór elektroniczny, osobisty lub pocztowy.

Jak uzyskać zaświadczenie przez PUE ZUS?

Przygotuj dane płatnika oraz sposób podpisania dokumentu. W PUE ZUS część informacji może zostać uzupełniona automatycznie na podstawie danych przypisanych do konta.

Wniosek online złożysz w następujący sposób:

1. Zaloguj się do swojego profilu na PUE ZUS, korzystając z profilu zaufanego, bankowości elektronicznej lub innej dostępnej metody logowania.
2. Przejdź do zakładki „Płatnik”.
3. Z katalogu usług wybierz „Złożenie dokumentu ZUS-RWN”.
4. Uzupełnij lub sprawdź dane identyfikacyjne, wskaż cel wydania zaświadczenia, liczbę egzemplarzy oraz sposób odbioru.
5. Podpisz wniosek profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo podpisem osobistym z e-dowodu.
6. Wyślij dokument elektronicznie i zachowaj Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

Elektroniczne zaświadczenie jest udostępniane na profilu PUE ZUS. Po otrzymaniu powiadomienia zaloguj się na konto i wykonaj czynności wymagane do odbioru dokumentu, w tym podpisz Urzędowe Poświadczenie Doręczenia, jeśli system tego zażąda.

We wniosku papierowym podaje się między innymi NIP, REGON, PESEL lub inny identyfikator, nazwę albo imię i nazwisko płatnika, adres, dane dokumentu tożsamości oraz dane kontaktowe. Jeśli sprawę załatwia pełnomocnik, trzeba dołączyć pełnomocnictwo, na przykład na formularzu PEL.

Co zrobić, gdy ZUS odmówi wydania zaświadczenia?

Najczęstszą przyczyną odmowy jest zaległość na koncie płatnika. Problemem mogą być także niezgodności w dokumentach rozliczeniowych lub błędne dane. Nawet niewielka niedopłata może uniemożliwić wydanie zaświadczenia o niezaleganiu.

Najpierw sprawdź saldo konta i rozliczenia w ZUS, a następnie ureguluj należność albo wyjaśnij niezgodność. Po zaksięgowaniu wpłaty możesz ponownie złożyć wniosek. Jeżeli ZUS wyda decyzję odmowną, możesz odwołać się do sądu okręgowego właściwego według pouczenia zawartego w decyzji.

Sprawdź wniosek przed wysłaniem

Przed podpisaniem dokumentu upewnij się, że:

• Dane identyfikacyjne płatnika, w szczególności NIP i REGON, są poprawne.
• Wybrany został właściwy cel wydania zaświadczenia oraz potrzebna liczba egzemplarzy.
• Wskazano sposób odbioru dokumentu, na przykład elektroniczny, pocztowy lub osobisty.
• Profil zaufany, podpis kwalifikowany albo e-dowód działa i pozwala podpisać wniosek.
• Na koncie płatnika nie ma zaległości ani nierozliczonych wpłat.