Nieustanny rozwój technologiczny sprawia, że w każdym przedsiębiorstwie wdrażane są coraz nowsze rozwiązania. Mają one na celu przyspieszenie i ułatwienie pracy, a także lepszą kontrolę i wyższy poziom bezpieczeństwa. Postępująca cyfryzacja dotyczy dokumentów, które coraz częściej gromadzone są w formie elektronicznej, zamiast papierowej. Dlaczego to rozwiązanie przyszłościowe i jakie korzyści niesie za sobą? Wskazujemy najważniejsze powody, dla których warto wdrożyć cyfrową dokumentację techniczną.
Cyfrowa dokumentacja jako forma oszczędności
Cyfrowa dokumentacja techniczna oznacza korzyści finansowe dla firmy. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie ma konieczności inwestowania w skanery, czy drukarki. Niewymagana jest także dodatkowa powierzchnia magazynowa. Jednak oszczędności dotyczą głównie samego procesu pracy z dokumentacją papierową. Gromadzenie, segregowanie, skanowanie dokumentów, archiwizacja, prawidłowe przechowywanie – to wszystkie czynności, które dotyczą tradycyjnej formy. Obsługa dokumentacji jest zajęciem czasochłonnym.
Chcąc uwolnić zasoby pracowników i wykorzystać ich czas na wykonywanie innych obowiązków zawodowych, warto wdrożyć nowy sposób postępowania z dokumentacją. W efekcie uzyskuje się wyższą wydajność i efektywność w pracy. Wprowadzanie danych do systemu, czyli data entry warto zlecić zewnętrznej firmie, która zajmie się tym zadaniem kompleksowo, a co więcej – ma świadomość, jak postępować zgodnie z obowiązującymi normami. Skan dokumentów pozwala także zachować ich trwałość – w trudnych warunkach mogłyby ulec zniszczeniu.
Dokumentacja cyfrowa to wygoda i bezpieczeństwo
Niekwestionowaną zaletą korzystania z cyfrowej dokumentacji jest przyspieszenie i ułatwienie pracy. Zdecydowanie szybciej można odszukać interesujący nas dokument, a co więcej, nie ma konieczności, aby fizycznie przebywać w archiwum. Cyfrowa dokumentacja techniczna jest dostępna dla każdej uprawnionej osoby. W tym miejscu warto wspomnieć o kolejnej korzyści, jaką jest wysoki poziom bezpieczeństwa. Zdecydowanie łatwiej jest kontrolować dostęp do wrażliwych dokumentów, kiedy są one zgromadzone w sposób cyfrowy!
Dlaczego warto wdrożyć cyfrową dokumentację techniczną?
Skanowanie dokumentów i gromadzenie ich w formie cyfrowej to nowoczesne rozwiązanie, które zyskuje coraz większą popularność, a z biegiem czasu stanie się normą. Jak już wskazaliśmy, ma znaczenie ze względu na oszczędności, wyższy komfort pracy, ale nie pozostaje bez znaczenia także dla środowiska naturalnego! Ponadto prowadzenie cyfrowej dokumentacji technicznej to jeden z elementów, dzięki którym nowoczesne przedsiębiorstwa podkreślają wizerunek rozwiniętej i konkurencyjnej firmy.
Osoby zobowiązane do archiwizacji muszą mieć świadomość, jakie konkretnie obowiązki na nich ciążą, czyli które dokumenty, w jaki sposób i jak długo muszą być gromadzone. Wytyczne te dotyczą każdego, kto prowadzi działalność gospodarczą, czy zatrudniają pracowników. Co więcej, należy mieć także świadomość, kiedy i w jaki sposób można zniszczyć dokumentację. Chcąc ułatwić wykonywanie codziennych czynności pracownikom, a także uniknąć kar za niewywiązywanie się z obowiązków pracodawcy/przedsiębiorcy, warto wdrożyć nowoczesne rozwiązanie, jakim jest cyfrowa dokumentacja.
