W ostatnim czasie bardzo popularną usługą jest outsourcing kadrowo-płacowy, który zapewnia kompleksowe wsparcie wszystkim firmom – zarówno tym małym, jak i dużym. Pracodawcy coraz częściej decydują się na skorzystanie z takiej opcji, ponieważ nie wystarczy im już tylko poprawnie przygotowana dokumentacja kadrowa i lista płac – chcą mieć dostęp do bardziej jakościowych informacji. Warto znać przyczyny, dla których firmy decydują się na outsourcing kadr i płac.
Czym zajmuje się firma outsourcingowa HR?
Obecnie coraz częściej pracownicy pracują z domów, dlatego niekoniecznie odpowiada im odwiedzanie siedziby przedsiębiorstwa tylko po to, żeby załatwić swoje prawy. Warto podkreślić, że już bez użycia papieru może odbywać się złożenie wniosku urlopowego i zgłoszenie zmiany numeru konta. Pracownik powinien mieć dostęp do narzędzi, które ułatwiają całą organizację. W ten sposób można sprawniej zarządzać czasem pracy swoich zespołów, a także urlopami oraz umowami.
Nie da się ukryć, że czasami ograniczony może być dostęp do doświadczonych pracowników. Życie niestety tak wygląda, że specjaliści ds. kadr i płac przechodzą z czasem na emeryturę i opuszczają firmę na stałe. To oznacza, że trzeba zainwestować w nowych, którzy niekoniecznie będą potrafili zabezpieczyć procesy kadrowo-płacowe. Istotne jest również to, czy pracownik będzie chciał poszerzać i aktualizować swoją wiedzę, a także czy będzie umiał prawidłowo prowadzić kadry i naliczać wynagrodzenie. Nawet najlepsze szkolenie nie jest gwarancją tego, że pracownik pozostanie w firmie po okresie próbnym.
Gdy korzystasz z outsourcingu kadrowo-płacowego, to nie musisz martwić się dostępem do specjalistów i rotacją w dziale kadr i płac. Z firmą zewnętrzną podpisuje się bezterminową umowę, dlatego można mieć pewność, że żadne procesy w organizacji nie pozostaną bez nadzoru. Płace są naliczane regularnie i poprawnie, a do tego sprawnie wdrażane są nowe przepisy prawne. Uzyskujesz przede wszystkim gwarancję ciągłości naliczania płac, a dostawca usługi jest odpowiedzialny za nią pod względem finansowym.
Pomoc w zadaniach z zakresu kadry i płace
Warto zaznaczyć, że pracodawca nie odpowiada za błędy firmy outsourcingowej, ale za swoich specjalistów kadrowo-płacowych już tak. Właśnie dlatego outsourcer nie może sobie pozwolić na opóźnienia we wprowadzaniu wszelkich zmian, a także na działania niezgodne z literą prawa.
Nie jest tajemnicą, że charakter tymczasowy może mieć także rozstanie z pracownikami, jak ma to miejsce w przypadku urlopu macierzyńskiego. Gdy zabraknie specjalisty, to może się okazać, że w przedsiębiorstwie nie ma osób, które potrafią przygotować listy płac. W takiej sytuacji dobrym pomysłem jest terminowa umowa z outsourcerem dotycząca naliczania wynagrodzeń przez wskazany okres.
Firma outsourcingowa zapewnia przede wszystkim należyte wykonanie usługi, ale do tego zabezpiecza dane pracowników. W postępowaniu przetargowym tego typu firmy muszą przedstawić metody, które stosują do zarządzania bezpieczeństwem, a także odpowiednie procedury. Niezwykle ważne znaczenie ma technologia i umiejętność utrzymywania w pełni bezpiecznej infrastruktury IT. Systemy i aplikacje przed włamaniami musi chronić zaawansowana technologia, do której ma dostęp dostawca. Z tego powodu firmy outsourcingowe w określonych terminach przeprowadzają audyt księgowy, które pomagają zweryfikować faktyczny poziom bezpieczeństwa.
Outsourcing kadr i płac zasługuje na szczególną uwagę, bo nie bez powodu cieszy się dużą popularnością. Jego głównym celem jest realizacja obowiązków z tzw. HR-u, czyli m.in. obliczanie płac pracowników oraz przygotowywanie deklaracji.
Co zyskujesz, delegując HR firmie zewnętrznej?
Outsourcerzy zajmują się też prowadzeniem akt osobowych pracowników oraz przygotowywaniem zestawień do GUS. Muszą także tworzyć raporty kadrowe i płacowe oraz dokumenty, wśród których można wymienić zaświadczenia o wynagrodzeniu oraz paski płacowe. I tak nie są to wszystkie zadania, które firma outsourcingowa może wziąć na siebie.
Trzeba przyznać, że z perspektywy działalności przedsiębiorstwa wszystkie wyżej wymienione obowiązki są bardzo ważne. Prowadzenie własnego działu HR wychodzi znacznie drożej niż przekazanie zadań z zakresu kadr i płac zewnętrznej firmie. Gdy zamierzasz prowadzić własny dział HR, to musisz uwzględnić przygotowanie miejsca do pracy dla nowych pracowników, a także koszty rekrutacji. Należy też zapewnić szkolenia merytoryczne, które są niezbędne, ponieważ przepisy cały czas się zmieniają.
Jest to również idealna okazja, żeby skupić się na podstawowej działalności przedsiębiorstwa. Sprawy z zakresu HR można przekazać zewnętrznemu podmiotowi i skoncentrować się na tym, co naprawdę umie się robić. Firmy outsourcingowe zatrudniają jedynie doświadczonych i kompetentnych fachowców, dlatego można być pewnym poprawności naliczeń oraz wysokiej jakości usług. Ważną rolę odgrywa też odpowiedzialność outsourcera przed Urzędem Skarbowym oraz ZUS-em. Na sam koniec wypada wspomnieć o tym, że to pracodawca może określić zakres outsourcowanych zadań.
Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?
Skorzystaj z usług WARIDO. Nasz zespół doświadczonych specjalistów ds. kadrowych zawsze stanie na wysokości zadania. Bez względu na skomplikowane przepisy i procedury, będziemy pilnować wszystkich aspektów związanych z Twoimi kadrami i płacami. Dzięki nam nie musisz angażować wewnętrznych zasobów ani tracić czasu na szkolenia.
Skontaktuj się z nami już teraz!
- Napisz do nas e-mail: [email protected]
- Zadzwoń do nas: 537 726 726
- Odwiedź nas: www.warido.com
Materiał zewnętrzny
