Księgi rachunkowe służą rejestrowaniu zdarzeń gospodarczych, które zachodzą w firmie – w formie zapisów księgowych. Musimy w nich więc wykazywać wszystkie istotne zdarzenia, a wynikiem ich prowadzenia jest informacja na temat aktywów i pasywów, obrotów i sald firmy. Czasami jednak w prowadzeniu ksiąg dochodzi do nieścisłości lub błędów. Co możemy zrobić, by kontrolować sytuację i wyeliminować potencjalne błędy, zanim zweryfikuje je za nas Urząd Skarbowy? Skorzystać z usługi przeglądu ksiąg rachunkowych.
Z czego składają się księgi rachunkowe?
Księgi rachunkowe są elementem księgowości pełnej i obejmują prowadzenie tzw. księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych. Prócz tego, w jej ramach należy prowadzić także dziennik zdarzeń księgowych, wykaz aktywów, pasywów oraz zestawienie obrotów i sald. Tego rodzaju podejście umożliwia bardzo rzetelne i dokładne skontrolowanie sytuacji finansowej firmy. Zwykle decydują się na nie duże podmioty – czasami jednak prowadzenie pełnej księgowości jest wymagane przepisami prawa.
Księgi rachunkowe – kto musi je prowadzić?
Księgi rachunkowe zgodnie z prawem muszą być prowadzone przez spółki handlowe: kapitałowe, komandytowe, komandytowo-akcyjne oraz osoby fizyczne i spółki, których przychody przekroczyły wyznaczony na poziomie 2 mln euro limit. Wymogi prowadzenia księgowości pełnej tyczą się także firm działających w oparciu o regulacje dla prawa bankowego oraz przedstawicielstwa firm zagranicznych. Mogą zdecydować się na nią również firmy samodzielnie, uznając metodę pełnej księgowości za odpowiednią dla specyfiki swojej działalności. Nie ma sensu jednak robić tego, jeśli jesteśmy np. niewielką jednoosobową działalnością gospodarczą.
Błędy w księgach rachunkowych – co robić?
Usługa przeglądu ksiąg rachunkowych to proces sprawdzenia poprawności dokumentacji oraz rzetelności jej prowadzenia. Polega ona na dokładnej weryfikacji, przez biegłego rewidenta lub księgowego, zgodności ksiąg rachunkowych z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, ale także standardami rachunkowości i wynikającymi z nich procedurami. Co istotne – to nie tylko wymagania nałożone przepisami obowiązującego prawa, ale także te nałożone przez udziałowców czy właścicieli firmy. Kontrola ksiąg rachunkowych ma więc na celu ich weryfikację w kontekście wewnętrznych procedur, co pozwala na przeprowadzanie swego rodzaju audytu, który sprawdzi stan kondycji finansowej przedsiębiorstwa oraz poprawi jego funkcjonowanie. Co istotne, błędy w prowadzonych księgach rachunkowych podlegają karom wynikającym wprost z ustawy o rachunkowości – obejmuje je kara pozbawienia wolności do lat 2, grzywna lub nawet kary łączne. Odpowiedzialności tej podlega osoba lub jednostka oddelegowana do prowadzenia księgowości – należy pamiętać o tym, wybierając do tego procesu firmy zewnętrzne. Warto dobierać do współpracy te, zabezpieczone ubezpieczeniem OC, które chroni przed odpowiedzialnością za ewentualne nieprawidłowości i wywołane nimi grzywny.
Przegląd ksiąg rachunkowych – kto może go wykonać?
Kontrola ksiąg rachunkowych to proces wymagający nie tylko dokładności, ale także znajomości aktualnie obowiązujących przepisów prawa i zachodzących w nich zmian. Decydując się na przegląd ksiąg rachunkowych warto więc dopytać o to, kto będzie odpowiadał za jego przeprowadzenie. Zwykle tego rodzaju usługi świadczą księgowi lub specjaliści ds. rachunkowości, biegli rewidenci, którzy posiadają w tym celu stosowne uprawnienia, firmy audytorskie, specjalizujące się w tego rodzaju czynnościach oraz wszelkiego rodzaju uprawnione instytucje i organy państwowe – np. inspektorzy skarbowi.
Kontrola ksiąg rachunkowych – co obejmuje?
Dokładny zakres przeglądu ksiąg rachunkowych będzie zależny od wskazanych przez firmę zlecającą potrzeb oraz przepisów prawa, które warunkują nakładane na przedsiębiorców obowiązki. Można jednak wyróżnić kilka przykładowych obszarów, które może obejmować kontrola ksiąg rachunkowych – wszystkie one służą optymalizacji procesów i wprowadzeniu działań naprawczych. Wynikiem każdego przeglądu jest także raport, który zawierać powinien podsumowanie wyników badania, opis przebiegu kontroli oraz zastosowanych podczas niego metod, a także uwagi, wytyczne i zalecenia do wdrożenia.
Wśród wiodących obszarów przeglądu ksiąg rachunkowych znajdują się:
- weryfikacja obliczeń i kalkulacji – głównie majątku trwałego i zysku – pod kątem ich poprawności,
- sprawdzenie rzetelności i zgodności z prawdą danych z ksiąg rachunkowych – tj. czy wszystkie transakcje zostały zaksięgowane poprawnie,
- weryfikacja stanu konta bankowego i innych źródeł finansowania,
- sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentów finansowych, dostępności ich kopii i zabezpieczeń,
- weryfikacja sposobu klasyfikacji transakcji i wydatków oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami i standardami,
- weryfikacja systemu księgowego oraz zgodności prowadzonej polityki rachunkowości z obowiązującymi przepisami prawa i ustawa o rachunkowości,
- weryfikacja dodatkowych kwestii, uzależnionych od potrzeb i charakteru przedsiębiorstwa np. rozliczeń międzynarodowych czy rejestrów VAT/PIT/ZUS.
Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?
Skontaktuj się z nami już teraz! Doświadczeni eksperci z Warido z pomocą dla Twojej firmy.
- Napisz: [email protected]
- Zadzwoń: 537 726 726
Materiał zewnętrzny
