Księgi handlowe to zestawienia wszystkich zdarzeń gospodarczych, które zachodzą w firmie. Musimy wykazywać w nich obroty, saldo i inwentarz aktyw i pasyw przedsiębiorstwa. Znane także pod pojęciem pełnej księgowości, muszą być prowadzone przez spółki kapitałowe, komandytowe, komandytowo-akcyjne oraz osoby fizyczne i spółki, które przekroczyły limit przychodów 2 mln euro. Co jednak w przypadku, kiedy uległy zniszczeniu? Czy można dokonać rekonstrukcji ksiąg handlowych i jak to zrobić? Podpowiadamy!
Utrata ksiąg handlowych – co robić?
Prowadzenie ksiąg handlowych to obowiązek nałożony na przedsiębiorstwa przepisami prawa. Co jednak w przypadku, kiedy ulegną one zniszczeniu, np. w przypadku sytuacji losowej, jak powódź czy pożar, okaże się, że były prowadzone nierzetelnie lub wcale? Należy wówczas dokonać procesu rekonstrukcji ksiąg handlowych. Jak sama nazwa wskazuje polega on na odtworzeniu dokumentacji, która nie istnieje – tworząc ją zupełnie od nowa. To jedyna możliwość uporania się z brakami oraz powrotu do prowadzenia ksiąg handlowych zgodnie z przepisami prawa.
Kiedy rekonstrukcja ksiąg handlowych jest niezbędna?
Rekonstrukcja ksiąg handlowych to proces bardzo czasochłonny, dlatego należy zdecydować się na niego w ostateczności. Jest jednak niezbędna, kiedy okazuje się, że dotychczas prowadząca ją firma lub osoba nie wywiązywała się z procesu i robiła to wadliwie lub nie robiła tego wcale. Jeśli istnieje możliwość, że księgi mają błędy, lecz da się je korektować, warto wykonać audyt księgowy, oceniający stan ksiąg handlowych przedsiębiorstwa i weryfikujący ich zgodność z przepisami prawa. Jeśli ilość błędów jest niewielka – można wykonać korektę, decydując się na tzw. rekonstrukcję ksiąg handlowych częściową. Jeśli jednak ilość błędów jest bardzo duża, brakuje dokumentacji za wybrany okres lub uległa ona zupełnemu zniszczeniu np. w pożarze, należy zdecydować o wykonaniu całościowej rekonstrukcji.
Księgi handlowe – prowadzone wadliwie czy nierzetelnie?
W przypadku prowadzenia ksiąg handlowych oraz występujących w nich błędów kluczowe znaczenie ma fakt, czy są one prowadzone nierzetelnie czy są wadliwe. Pierwszy przypadek to prowadzenie dokumentacji niezgodnie ze stanem faktycznym – oznacza to fałszywe przedstawienie faktów lub wskazywanie zdarzeń w księgach, które w rzeczywistości nie miały miejsca. Jeśli mówimy jednak o księgach wadliwych, mamy do czynienia z dokumentami, które prowadzone były niezgodnie z prawem, w kontekście formalnym. Jeśli więc nasze księgi handlowe prezentują fakty zgodne ze stanem faktycznym, lecz prowadzone są niepoprawnie, zostaną uznane za wadliwe. Jakie ma to jednak znaczenie w kontekście odpowiedzialności za występujące w nich braki lub błędy? Okazuje się, że kluczowe. Jeżeli nie jesteśmy pewni stanu ksiąg warto przeprowadzić przegląd ksiąg rachunkowych polegający na ich weryfikacji.
Czym grozi nieodpowiednie prowadzenie ksiąg handlowych?
W kontekście odpowiedzialności za błędy lub braki w prowadzonych księgach handlowych kluczowe znaczenie ma fakt, czy mamy do czynienia z nierzetelnym prowadzeniem ksiąg czy wadliwym. Pierwszy przypadek stanowi przestępstwo skarbowe, którego okres przedawnienia wynosi 5 lat, lecz w przypadku wszczęcia postępowania karnego przed upływem tego czasu przedłuża się o kolejne 5. Co więcej, takie przestępstwo zagrożone jest grzywną wysokości do 240 stawek dziennych. Wadliwe prowadzenie ksiąg handlowych to z kolei wykroczenie skarbowe, które przedawnia się po roku – w przypadku wszczęcia postępowania przed jego upływem, przedłuża się o kolejne 2 lata. Za takie wykroczenie grozi grzywna od 301 do 60 200 zł.
Na czym polega rekonstrukcja ksiąg handlowych?
Rekonstrukcja, znana jako odtworzenie ksiąg handlowych, to ponowne księgowanie wszystkich dokumentów z okresu, kiedy uległy one zniszczeniu, nie były prowadzone wcale lub było to robione wadliwie albo nierzetelnie. Proces ten jest czasochłonny i wymaga dużego zaangażowania, lecz jest niezbędny do powrotu do prawidłowego rozliczenia się z Urzędem Skarbowym. Należy rozpocząć go od odtworzenia przychodów i kosztów firmy na podstawie wszystkich dostępnych dowodów, by móc zweryfikować stan zobowiązań podatkowych. W tym kontekście należy więc wystąpić do kontrahentów z prośbą o duplikaty faktur lub skorzystać z posiadanych kopii faktur czy innych elektronicznych ewidencji, które nie uległy zniszczeniu. Co istotne, trzeba pamiętać o tym, że to na podatniku ciąży obowiązek uzyskania dowodu w zakresie dokumentów stanowiących podstawę zapisów w ewidencjach księgowych. To więc podatnik musi dokonać odtworzenia dokumentacji, która została utracona. Pamiętajmy także o tym, że w przypadku, kiedy księgi handlowe nie zostały jeszcze odtworzone organy podatkowe mogą próbować oszacować dochody podatnika w oparciu o art. 23 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z jego treścią, urzędnicy mają do tego prawo, jeśli księgi podatkowe nie istnieją lub brakuje innych niezbędnych danych, te wynikające z ksiąg nie pozwalają na ustalenie podstawy opodatkowania lub podatnik naruszył warunki uprawniające do korzystania z opodatkowania na zasadzie ryczałtu.
Materiał zewnętrzny
