Akta w każdej placówce odgrywają bardzo ważną rolę. To właśnie na ich podstawie można będzie zyskać udokumentowanie niektórych procesów. Będą to między innymi umowy między klientem a firmą. W jaki sposób zadbać o odpowiednią archiwizację takich dokumentów? Fachowcy informują.
Archiwizacja akt – po co się ją wykonuje?
Archiwizacja akt jest bardzo ważną częścią prowadzenia swojego własnego przedsiębiorstwa. Wynika to przede wszystkim z faktu, że dzięki temu zyskuje się dostęp do rozliczeń księgowych oraz podatków. Taka archiwizacja zapisana jest przede wszystkim w polskim prawie.
Archiwizacja akt w zależności od specyfiki dokumentów jest przeprowadzana średnio na okres od 5 lat. Oznacza to, że w tym okresie należy zachować konkretny dokument na wypadek kontroli oraz podczas rozliczeń ze strony urzędów.
W przypadku dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników okres ten może wydłużyć się nawet do kilkudziesięciu lat. Właśnie dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na zapewnienie sobie dostępu do archiwum zewnętrznego. Jest to przeprowadzane w firmach poza placówką przedsiębiorstwa.
Archiwizacja akt – o czym należy pamiętać?
Archiwizacja dokumentów zawsze powinna odbywać się zgodnie z założonymi zasadami. Tylko wtedy można będzie osiągnąć odpowiednią organizację, która jest wymagana do tego, aby kontrolować niektóre procesy zachodzące w firmie.
Właśnie dlatego należy brać pod uwagę jedynie wysokiej jakości usługi, które świadczą firmy zewnętrzne. Warto wówczas zwrócić uwagę na:
- Ilość oferowanych przez firmy zewnętrzne usług
- Doświadczenie na rynku, które posiada firma zewnętrzna
- Sprzęt, w który zaopatrzona jest firma zewnętrzna
Należy pamiętać również o tym, że archiwizacja to nie tylko proces przechowywania, ale również utylizacji niektórych dokumentów. Sposób niszczenia zawsze powinien być zgodny z RODO, ponieważ na dokumentach znajdują się dane osobowe klientów lub samej firmy.
Niszczenie zazwyczaj wykonuje się za pomocą urządzeń mechanicznych. Będą to niszczarki, które posiadają odpowiednie certyfikaty. Ze względu na swoją specyfikę niekiedy są one drogie. Właśnie dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznych firm.
Archiwizacja dokumentów powinna również przebiegać w wyznaczonych do tego pomieszczeniach. Archiwa powinny być chronione nie tylko przed rabunkiem, ale również pożarem. Jest to bardzo ważne, ponieważ zazwyczaj tego typu pomieszczenia składają się z dokumentów papierowych.
Archiwizacja akt – co jeszcze brać pod uwagę?
Archiwizacja akt to nie jedyna usługa, na którą warto zwrócić uwagę prowadząc przedsiębiorstwo. Będzie to również między innymi proces cyfryzacji, który cieszy się ogromną popularnością.
Cyfryzacja polega przede wszystkim na przeprowadzaniu różnorodnych skanów po to, aby można było cieszyć się wersją online dokumentów lub ich obecnością na nośnikach zewnętrznych. Będzie to między innymi płyta CD.
Archiwizacja akt za pomocą cyfryzacji zawsze można mieć pod ręką różnorodne dokumenty. Zawsze należy o tym pamiętać.
