KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Obowiązek wystawiania faktur w systemie wchodzi etapami: 1 lutego 2026 r. dla największych firm i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Faktury B2C pozostają poza obowiązkowym KSeF.
Co to jest KSeF?
KSeF centralizuje obieg faktur między przedsiębiorcami. Podatnik albo upoważniona przez niego osoba przesyła do systemu plik XML zgodny ze strukturą logiczną faktury, a po pozytywnej weryfikacji dokument otrzymuje unikalny numer KSeF. System umożliwia także odbieranie, przechowywanie i udostępnianie faktur.
Faktura ustrukturyzowana nie jest zwykłym plikiem PDF. Ma określoną strukturę danych, dzięki której może być automatycznie odczytywana przez programy księgowe. KSeF przechowuje takie dokumenty przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został rozłożony na etapy. Przy ustalaniu pierwszej daty bierze się pod uwagę wartość sprzedaży brutto, czyli wraz z podatkiem VAT, osiągniętą w 2024 roku.
| Data wejścia w życie | Grupa podatników | Najważniejsza zasada |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Podatnicy, u których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł | Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych |
| 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali podatnicy | Obowiązek obejmuje co do zasady czynnych i zwolnionych podatników VAT |
| Do końca 2026 r. | Najmniejsi podatnicy z fakturowaną sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie | Mogą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF |
Limit 10 000 zł dotyczy łącznej wartości brutto sprzedaży udokumentowanej fakturami, które co do zasady powinny trafić do KSeF. Nie wlicza się do niego między innymi sprzedaży dokumentowanej wyłącznie paragonami, paragonów z NIP uznanych za faktury uproszczone oraz faktur B2C.
Odroczenie dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że mała firma korzystająca z odroczenia może jeszcze wystawiać faktury poza systemem, ale musi mieć możliwość odbierania faktur zakupowych przesłanych przez kontrahentów do KSeF.
Kogo obejmuje obowiązek KSeF?
Obowiązek dotyczy co do zasady podatników wystawiających faktury na podstawie polskich przepisów o VAT. Nie ma przy tym znaczenia forma prawna firmy ani to, czy podatnik rozlicza VAT czynnie, czy korzysta ze zwolnienia.
Do grup objętych obowiązkiem należą w szczególności:
- czynni podatnicy VAT z polskim NIP
- podatnicy zwolnieni z VAT, jeżeli wystawiają faktury objęte obowiązkiem
- jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki i inne podmioty gospodarcze
- jednostki samorządu terytorialnego oraz ich jednostki organizacyjne
- sprzedawcy wystawiający faktury B2B, także na rzecz kontrahentów zagranicznych, jeżeli faktura podlega polskim regulacjom
- biura rachunkowe i inne podmioty działające w imieniu podatnika, po otrzymaniu odpowiednich uprawnień
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej uprawnienia właścicielskie są przypisane do podatnika automatycznie. Spółka bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej może wskazać pierwszą osobę uprawnioną za pomocą formularza ZAW-FA. Później ta osoba nadaje kolejne uprawnienia już elektronicznie w systemie.
Kto jest wyłączony z obowiązku?
Wyłączenie może wynikać ze statusu stron transakcji, rodzaju procedury podatkowej albo specyfiki dokumentowanej usługi. Najważniejsze przypadki to:
- Faktury B2C – dokumenty wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie muszą być wystawiane w KSeF. Sprzedawca może użyć systemu dobrowolnie, ale fakturę może także przekazać konsumentowi papierowo lub elektronicznie.
- Podmioty zagraniczne bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce – nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
- Podmioty zagraniczne ze stałym miejscem w Polsce, które nie uczestniczy w danej transakcji – faktura dotycząca dostawy lub usługi niezwiązanej z tym miejscem nie musi być wystawiona w systemie.
- Procedury OSS i IOSS – faktury dokumentujące czynności rozliczane w tych procedurach są wyłączone z obowiązku.
- Międzynarodowy okazjonalny przewóz drogowy osób – faktury dotyczące czynności rozliczanych w tej procedurze nie są wystawiane w KSeF.
- Procedura SME – czynności dokumentowane przez podatnika korzystającego z tego zwolnienia są objęte odrębnym wyłączeniem.
- Bilety i paragony pełniące funkcję faktury – dotyczy to między innymi biletów jednorazowych za przewóz osób oraz dokumentów za przejazd płatną autostradą, jeżeli spełniają warunki przewidziane w przepisach.
- Wybrane usługi finansowe i ubezpieczeniowe – w szczególnych przypadkach, gdy wystawiana faktura ma węższy zakres danych.
- Niektóre przypadki samofakturowania – zwłaszcza gdy sprzedawca albo nabywca nie jest zidentyfikowany polskim NIP na potrzeby danej czynności.
W przypadku wyłączeń dotyczących B2C oraz niektórych podmiotów zagranicznych fakturę można wystawić w KSeF dobrowolnie. Nie dotyczy to wszystkich wyłączeń. Przy fakturach dokumentujących czynności rozliczane w OSS, IOSS lub w określonych procedurach szczególnych dobrowolne wystawienie dokumentu w KSeF może nie być dostępne.
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Fakturę można przygotować w programie księgowym zintegrowanym z KSeF albo w bezpłatnym narzędziu udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Podstawowy proces wygląda następująco:
- Przygotuj dane faktury w formacie zgodnym ze strukturą logiczną FA(3).
- Uwierzytelnij użytkownika i sprawdź, czy ma uprawnienie do wystawiania faktur.
- Wyślij plik XML do KSeF.
- System zweryfikuje zgodność dokumentu ze strukturą oraz uprawnienia osoby wysyłającej.
- Po przyjęciu faktury system nada jej numer KSeF i wygeneruje Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
Jeżeli plik zawiera błąd strukturalny, system go odrzuci i faktura nie zostanie wystawiona. Trzeba poprawić dokument i przesłać go ponownie. W razie problemów z internetem albo niedostępności systemu można skorzystać z trybów offline. W trybie offline24 fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. W oficjalnie ogłoszonym trybie awaryjnym termin wynosi co do zasady 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Najczęstsze pytania o KSeF
- Czy faktury konsumenckie muszą być w KSeF? Nie. Faktury B2C są wyłączone z obowiązku. Sprzedawca może wystawić je w systemie dobrowolnie albo przekazać konsumentowi w dotychczasowej formie.
- Czy KSeF jest płatny? Nie. Dostęp do systemu i narzędzia Ministerstwa Finansów są bezpłatne. Opłaty mogą dotyczyć komercyjnych programów księgowych zintegrowanych z KSeF.
- Co zrobić podczas awarii? Fakturę można wystawić poza KSeF w odpowiednim trybie offline, a następnie przesłać ją do systemu w wymaganym terminie. Dokument przekazywany poza KSeF może wymagać oznaczenia kodami QR.
- Czy PDF jest fakturą ustrukturyzowaną? Nie. Dokumentem ustrukturyzowanym jest plik XML przyjęty przez KSeF i oznaczony numerem KSeF. PDF może być jedynie wizualizacją faktury przekazaną kontrahentowi poza systemem.
- Czy KSeF zastępuje JPK_VAT? Nie. KSeF służy do obiegu faktur, a JPK_VAT pozostaje odrębnym obowiązkiem ewidencyjno-raportowym.
Dla większości firm najważniejsze są dwa terminy: 1 lutego 2026 r. dla największych podatników oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Przedsiębiorca powinien osobno sprawdzić rodzaj transakcji, status kontrahenta i miesięczny limit 10 000 zł, ponieważ te elementy mogą zmienić sposób wystawienia konkretnej faktury.
Informacje dotyczące terminów i wyłączeń w KSeF mają charakter podatkowy i mogą zależeć od szczegółów konkretnej transakcji. Przed zastosowaniem wyjątków sprawdź aktualne komunikaty Ministerstwa Finansów oraz przepisy ustawy o VAT.
