Wyrejestrowanie firmy z CEIDG zaczyna się od złożenia wniosku CEIDG-1 o wykreślenie wpisu. To jednak nie kończy wszystkich formalności. Trzeba jeszcze rozliczyć ZUS, podatki, ewentualny VAT, majątek firmy i dokumentację.
Jak złożyć wniosek CEIDG-1 krok po kroku?
Wniosek o wykreślenie wpisu składa się po faktycznym zaprzestaniu prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Możesz zrobić to online przez Biznes.gov.pl, osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy albo listownie.
Procedura wygląda następująco:
- Ustal datę faktycznego zakończenia działalności – powinna odpowiadać dniowi, w którym rzeczywiście przestałeś wykonywać działalność, a niekoniecznie dacie wysłania wniosku.
- Wypełnij CEIDG-1 – wybierz wniosek o wykreślenie wpisu z CEIDG i uzupełnij wymagane dane.
- Podpisz i wyślij dokument – online użyjesz profilu zaufanego, e-dowodu albo podpisu kwalifikowanego.
- Pobierz potwierdzenie wykreślenia – po zamieszczeniu danych w rejestrze możesz pobrać zaświadczenie w formacie PDF.
W urzędzie potwierdzisz tożsamość dowodem osobistym lub innym dokumentem. Wniosek papierowy możesz też wysłać listem poleconym, ale własnoręczny podpis musi zostać poświadczony przez notariusza. Wniosek może złożyć pełnomocnik, jeśli zakres pełnomocnictwa obejmuje wykreślenie wpisu z CEIDG.
Usługa jest bezpłatna. Jeżeli korzystasz z pełnomocnika niewpisanego do CEIDG, może pojawić się opłata skarbowa za pełnomocnictwo.
Nie ma obowiązku składania wniosku w dniu zakończenia działalności, ale nie należy zwlekać. Wykreślenie następuje najpóźniej następnego dnia roboczego po wpływie wniosku do systemu lub urzędu, a zgłoszona data powinna być zgodna ze stanem faktycznym.
Co dzieje się po wykreśleniu firmy z CEIDG?
CEIDG przekazuje informację o wykreśleniu do urzędu skarbowego, GUS oraz ZUS albo KRUS. Dzięki temu nie składasz osobnego zawiadomienia o zakończeniu działalności w tych instytucjach wyłącznie po to, aby usunąć wpis ewidencyjny.
Automatyczne przekazanie informacji nie zastępuje jednak wszystkich dokumentów. Samodzielnie trzeba sprawdzić obowiązki dotyczące ubezpieczonych, VAT, rozliczenia podatku dochodowego i majątku firmy.
Wyrejestrowanie z ZUS
ZUS na podstawie danych z CEIDG wyrejestrowuje przedsiębiorcę jako płatnika składek, sporządzając dokument ZUS ZWPA. Nie oznacza to jednak automatycznego wyrejestrowania wszystkich osób zgłoszonych do ubezpieczeń.
W ciągu 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń trzeba wyrejestrować:
- przedsiębiorcę i osoby współpracujące na formularzu ZUS ZWUA,
- pracowników na formularzu ZUS ZWUA,
- zgłoszonych członków rodziny na formularzu ZUS ZCNA,
- inne osoby, za które przedsiębiorca opłacał składki.
Formularze ZUS ZWUA i ZUS ZCNA można przekazać razem z wnioskiem CEIDG-1 albo złożyć bezpośrednio w ZUS. Ostatnie rozliczenie składek i ewentualne zaległości nadal trzeba uregulować po zamknięciu firmy.
Jak rozliczyć PIT, VAT i majątek firmy?
Zakres obowiązków zależy od formy opodatkowania, sposobu prowadzenia księgowości oraz tego, jakie towary i składniki majątku pozostały na dzień likwidacji.
Podatek dochodowy i spis z natury
Przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów sporządza się spis z natury na dzień likwidacji. Obejmuje on między innymi towary handlowe, materiały, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Wyceny należy dokonać najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu.
Spis z natury dla PIT nie jest tym samym dokumentem co remanent likwidacyjny dla VAT. Obowiązki trzeba ocenić oddzielnie, zwłaszcza gdy firma była czynnym podatnikiem VAT.
Przy zamknięciu działalności przygotuj także wykaz składników majątku, jeżeli po likwidacji pozostają na przykład środki trwałe, wyposażenie albo inne firmowe aktywa. Wykazu nie przesyła się do urzędu skarbowego, ale należy go przechowywać. Sprzedaż składników majątku przed upływem sześciu lat od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji może wywołać skutki w podatku dochodowym.
Ostatni podatek rozlicza się zgodnie z wybraną formą opodatkowania. Po zakończeniu roku składa się właściwe zeznanie, takie jak PIT-36, PIT-36L albo PIT-28. Przy karcie podatkowej należy złożyć PIT-16Z w terminie 7 dni od zakończenia działalności.
VAT-Z i remanent likwidacyjny
Jeżeli byłeś czynnym podatnikiem VAT i przestałeś wykonywać czynności opodatkowane, złóż formularz VAT-Z w ciągu 7 dni od dnia zaprzestania tych czynności. Formularz kieruje się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego na dzień zakończenia działalności.
Trzeba też sprawdzić, czy powstaje obowiązek sporządzenia remanentu likwidacyjnego dla VAT. Obejmuje on towary i inne składniki pozostające w firmie, przy których nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Podatek należny z remanentu wykazuje się w ostatnim pliku JPK_V7 za okres obejmujący dzień zakończenia działalności.
Jeżeli w firmie nie pozostały składniki objęte spisem, należy uwzględnić wartość zerową w ostatnim rozliczeniu. Warto także sprawdzić ewentualne korekty VAT dotyczące środków trwałych i innych zakupów.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Po zamknięciu działalności dokumentacji nie można od razu zniszczyć. Podstawowe terminy przedstawiają się następująco:
| Rodzaj dokumentów | Termin przechowywania |
|---|---|
| Dokumenty zgłoszeniowe do ZUS, w tym ZUS ZUA | Co do zasady 5 lat od przekazania |
| Dokumenty rozliczeniowe ZUS przekazane od 2012 roku | 5 lat od przekazania |
| Dokumenty rozliczeniowe ZUS przekazane do końca 2011 roku | 10 lat od przekazania |
| PKPiR, ewidencja przychodów, rejestry VAT i dowody księgowe | 5 lat według zasad podatkowych |
| Spisy z natury i deklaracje podatkowe | 5 lat według zasad podatkowych |
Termin może się wydłużyć, jeżeli bieg przedawnienia zobowiązania podatkowego lub składkowego został zawieszony albo przerwany. Dokumenty pracownicze trzeba przechowywać według odrębnych zasad, zależnych między innymi od daty zatrudnienia i rodzaju dokumentacji.
Lista kontrolna przed zamknięciem firmy
Przed złożeniem CEIDG-1 sprawdź, czy zostały uporządkowane najważniejsze sprawy:
- Kasa fiskalna – zakończ jej pracę zgodnie z wymaganiami i sprawdź, czy nie powstaje obowiązek zwrotu ulgi.
- Pracownicy i współpracownicy – wyrejestruj ich z ZUS, rozlicz wynagrodzenia i przygotuj dokumentację pracowniczą.
- Majątek firmy – sporządź wykaz składników majątku, ustal los towarów i sprawdź skutki sprzedaży lub wycofania aktywów.
- Dokumenty księgowe – zabezpiecz faktury, rejestry VAT, ewidencje, umowy, deklaracje i potwierdzenia zapłaty.
- Umowy i zobowiązania – zamknij rachunki, wypowiedz umowy z dostawcami i rozlicz należności oraz długi.
Co ze spółką cywilną?
Wspólnik spółki cywilnej nie powinien automatycznie składać wniosku o wykreślenie działalności, jeśli zamierza nadal prowadzić działalność indywidualnie albo pozostaje w spółce. W takiej sytuacji aktualizuje wpis w CEIDG i wskazuje właściwą formę dalszego prowadzenia działalności.
Jeżeli spółka cywilna kończy działalność, wspólnicy muszą dodatkowo uporządkować jej dane. Dotyczy to zgłoszenia NIP-2 do urzędu skarbowego oraz wykreślenia spółki z rejestru REGON na formularzu RG-OP. Czynności związane z zakończeniem spółki powinni wykonać wszyscy wspólnicy albo ustanowiony przez nich wspólny pełnomocnik.
Najważniejsze jest prawidłowe wskazanie daty faktycznego zaprzestania działalności. Następnie trzeba złożyć CEIDG-1, dopilnować formularzy ZUS, ewentualnego VAT-Z, spisu z natury, rozliczenia podatków oraz archiwizacji dokumentów.
Informacje dotyczące terminów i obowiązków podatkowych mogą zależeć od formy opodatkowania, statusu VAT oraz indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy. W przypadku daty wstecznej, zaległości lub nieuregulowanych rozliczeń warto skonsultować sprawę z księgowym albo doradcą podatkowym.
