Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, który sporządził fakturę pierwotną. Służy ona do poprawienia błędów albo uwzględnienia późniejszych zmian, takich jak rabat, zwrot towaru lub zmiana podstawy opodatkowania. W KSeF nie wystawia się not korygujących – także błąd formalny wymaga korekty sprzedawcy.
Faktura korygująca a nota korygująca
Zakres korekty zależy przede wszystkim od tego, czy dokument wystawiono w KSeF. Poza systemem nota korygująca może służyć do poprawiania niektórych danych formalnych. Nie zmienia ona ceny, ilości, stawki VAT ani kwoty podatku.
| Cecha | Faktura korygująca | Nota korygująca |
|---|---|---|
| Zakres zmian | Może zmieniać wartości transakcji, ilość, cenę, stawkę VAT, podstawę opodatkowania i podatek należny. | Dotyczy wyłącznie określonych błędów formalnych, które nie wpływają na rozliczenie transakcji. |
| Wystawca | Sprzedawca, który wystawił fakturę pierwotną. | Nabywca, przy czym nota wymaga akceptacji sprzedawcy. |
| Przykładowe zastosowanie | Rabat po sprzedaży, zwrot towaru, pomyłka w cenie, ilości lub stawce VAT. | Błąd w adresie lub nazwie, jeżeli nie zmienia on wartości sprzedaży. |
| KSeF | Jest podstawowym dokumentem korygującym. | Nie jest dopuszczalna w KSeF. Każdy błąd poprawia sprzedawca fakturą korygującą. |
Jeżeli faktura została wystawiona poza KSeF, możliwość zastosowania noty zależy od rodzaju błędu i aktualnego statusu obowiązku korzystania z systemu. Nota nie może służyć do poprawy ilości, ceny netto, rabatu, wartości sprzedaży, stawki VAT ani kwot podatku.
Kiedy trzeba wystawić fakturę korygującą?
Obowiązek wystawienia korekty wynika z art. 106j ustawy o VAT. Dokument sporządza się, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej zmieniły się dane mające wpływ na transakcję albo ujawniono błąd w dokumencie.
Najczęstsze sytuacje wymagające korekty to:
- Pomyłka w cenie, ilości, stawce VAT, kwocie netto, brutto lub podatku.
- Udzielenie rabatu albo innej obniżki ceny po wystawieniu faktury.
- Zwrot całości lub części towarów albo opakowań.
- Zwrot całości lub części zapłaty nabywcy.
- Zmiana warunków transakcji, która wpływa na podstawę opodatkowania.
- Błędne dane nabywcy, w tym pomyłka w numerze NIP.
- Brak wymaganego oznaczenia, na przykład adnotacji o mechanizmie podzielonej płatności.
Jak wystawić fakturę korygującą krok po kroku?
Niezależnie od używanego programu procedura powinna opierać się na tych samych czynnościach. Wystawca musi jasno ustalić, co było na fakturze pierwotnej, jaka jest prawidłowa treść oraz jaki skutek podatkowy wywołuje zmiana.
- Ustal przyczynę korekty – określ, czy chodzi o błąd w chwili wystawienia faktury, czy o nowe zdarzenie, takie jak zwrot towaru lub późniejszy rabat.
- Wskaż fakturę pierwotną – podaj jej numer i datę wystawienia. Jeżeli dokument był wystawiony w KSeF, wskaż także jego numer identyfikacyjny KSeF.
- Wybierz właściwy rodzaj korekty – korekta może zmniejszać wartości, czyli być in minus, albo je zwiększać, czyli być in plus. Przy błędzie w danych formalnych w KSeF również wybiera się fakturę korygującą.
- Wprowadź dane przed i po korekcie – pokaż prawidłową treść korygowanych pozycji oraz, gdy korekta wpływa na rozliczenie, kwotę zmiany podstawy opodatkowania i podatku należnego z podziałem na stawki VAT.
- Dodaj przyczynę korekty – opisz ją konkretnie, na przykład „zwrot części towaru”, „rabat przyznany po sprzedaży” albo „błędna ilość na fakturze pierwotnej”.
- Sprawdź dokument i wyślij go nabywcy – przed zatwierdzeniem zweryfikuj dane sprzedawcy, nabywcy, pozycje, kwoty, stawki VAT i powiązanie z fakturą pierwotną.
Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej elementy pozwalające zidentyfikować dokument pierwotny i zakres zmiany:
- oznaczenie „faktura korygująca” albo „korekta”,
- kolejny numer oraz datę wystawienia korekty,
- numer i datę faktury korygowanej, a w KSeF także jej numer identyfikacyjny,
- dane sprzedawcy i nabywcy związane z fakturą pierwotną,
- przyczynę korekty,
- prawidłową treść korygowanych pozycji,
- kwotę korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego, jeżeli zmiana wpływa na te wartości.
Przy korekcie całkowitej, na przykład po zwrocie całego towaru, wartości po korekcie powinny zostać sprowadzone do zera. Przy korekcie częściowej zmienia się tylko zakres objęty zwrotem, rabatem lub błędem.
Jak wystawić korektę w KSeF?
W KSeF wybierz rodzaj dokumentu „faktura korygująca”, a następnie wskaż fakturę, której dotyczy korekta. W formularzu uzupełnia się dane dokumentu pierwotnego, przyczynę zmiany, pozycje przed korektą i po korekcie oraz dane sprzedawcy i nabywcy.
Po wysłaniu dokumentu do systemu otrzymuje on indywidualny numer KSeF. Samo przesłanie faktury do systemu ma znaczenie dla momentu jej wystawienia. Przed wysyłką sprawdź podgląd dokumentu, ponieważ faktury prawidłowo przesłanej do KSeF nie można anulować. Jeżeli transakcja nie doszła do skutku, właściwym rozwiązaniem może być korekta zerująca.
Jak rozliczyć korektę in minus i in plus?
Korekta in minus zmniejsza podstawę opodatkowania i podatek należny. Korekta in plus zwiększa te wartości. Moment ujęcia dokumentu w ewidencji VAT zależy od kierunku korekty, przyczyny jej wystawienia oraz tego, czy dokument trafił do KSeF.
Przy korekcie in minus wystawionej w KSeF sprzedawca ujmuje zmniejszenie w okresie, w którym faktura ustrukturyzowana została wystawiona, czyli przesłana do systemu. Nie musi gromadzić potwierdzenia odbioru ani odrębnych dowodów uzgodnienia korekty.
Jeżeli korekta in minus została wystawiona poza KSeF, co do zasady sprzedawca rozlicza ją po uzyskaniu potwierdzenia, że nabywca ją otrzymał. Potwierdzeniem może być dokument, wiadomość elektroniczna lub inny dowód pozwalający ustalić moment doręczenia. Przepisy przewidują wyjątki, w których takie potwierdzenie nie jest wymagane:
- Eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
- Dostawa towarów lub świadczenie usług, których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium Polski.
- Sprzedaż energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
- Usługi dystrybucji energii, gazu i usługi telekomunikacyjne.
- Inne usługi wskazane w przepisach jako wyjątki od obowiązku posiadania potwierdzenia.
Przy korekcie in plus nie czeka się na potwierdzenie odbioru. Jeżeli przyczyną jest błąd istniejący już przy wystawianiu faktury pierwotnej, korektę ujmuje się w okresie rozliczeniowym faktury pierwotnej. Jeżeli zwiększenie wynika z nowego zdarzenia, na przykład późniejszego spełnienia warunku powodującego dopłatę, korektę rozlicza się w okresie powstania tej przyczyny.
Najczęstsze pytania
Przy korektach pojawiają się także wątpliwości dotyczące błędnego NIP, anulowania dokumentu i akceptacji przez kontrahenta:
- Czy można anulować fakturę wystawioną w KSeF? Nie. Po przesłaniu do KSeF faktura trafia do obrotu prawnego. Jeżeli transakcja nie doszła do skutku, stosuje się korektę, w razie potrzeby zerującą dokument.
- Co zrobić z błędnym NIP? Nie poprawiaj go notą w KSeF. Sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą zgodnie z zasadami systemu. W niektórych przypadkach konieczne może być wyzerowanie błędnego dokumentu i wystawienie nowej faktury z prawidłowymi danymi.
- Czy nabywca musi podpisać fakturę korygującą? Nie. Podpis nabywcy nie jest ogólnym warunkiem ważności korekty. Przy korekcie in minus poza KSeF potrzebne może być jednak potwierdzenie jej otrzymania, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.
- Czy korektę wystawia nabywca? Nie. Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, który sporządził fakturę pierwotną. Nabywca może wystawić notę tylko w zakresie dopuszczalnym dla dokumentów poza KSeF.
Najpierw ustal, czy faktura pierwotna została wystawiona w KSeF, a następnie określ przyczynę i kierunek korekty. Te dwa elementy decydują o rodzaju dokumentu oraz o sposobie rozliczenia VAT.
Przepisy dotyczące KSeF i rozliczania faktur korygujących mogą ulegać zmianom. W przypadku korekt dotyczących dużych kwot, błędnego NIP, transakcji międzynarodowych lub złożonego łańcucha dostaw sposób postępowania warto potwierdzić z księgowym albo doradcą podatkowym.
